Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў быў утвораны 5 ліпеня 1938 г.

У адпаведнасці з Палажэннем аб аддзеле яго задачамі з’яўляюцца:

• арганізацыя захоўвання і забеспячэнне захаванасці дакументаў у архівасховішчах;
• цэнтралізаваны ўлік стану захаванасці дакументаў архіва і арганізацыя іх прафілактычнай і рэстаўрацыйна-кансервацыйнай апрацоўкі;
• выяўленне і захаванне асабліва каштоўных дакументаў, арганізацыя працы па стварэнні страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў і фонду карыстання;
• прыём на захаванне дакументаў профілю архіва;
• выдача спраў з архівасховішчаў у чытальную залу даследчыкам, у аддзелы архіва і ў часовае карыстанне ўстановам;
• вызначэнне асноўных напрамкаў і аналіз працы архіва па забеспячэнні захаванасці, падрыхтоўка прапаноў па іх удасканаленні;
• вывучэнне перадавога айчыннага і замежнага вопыту ў галіне захаванасці дакументаў, укараненне яго ў практыку працы аддзела, архіва;

Аддзел у адпаведнасці з ускладзенымі задачамі:

• рыхтуе прапановы да праектаў праграм, перспектыўных і бягучых планаў працы архіва па профільных аддзелу напрамках, забяспечвае іх рэалізацыю, складае справаздачы аб іх выкананні;
• аналізуе стан працы па забеспячэнні захаванасці, рыхтуе прапановы па яе ўдасканаленні, падрыхтоўвае прапановы да асноўных напрамкаў навукова-даследчай і метадычнай працы архіва у галіне забеспячэння захаванасці дакументаў;
• забяспечвае захаванне і рацыянальнае размяшчэнне дакументаў;
• арганізоўвае стварэнне і падтрыманне аптымальных умоў і рэжымаў захавання дакументаў, выкананне правіл тэхнікі бяспекі і супрацьпажарнага стану ў памяшканнях архівасховішчаў і працоўных пакоях аддзела; забяспечвае, сумесна са службай галоўнага інжынера, належны стан і эксплуатацыю плошчаў і абсталявання ў аддзеле і архівасховішчах;
• удзельнічае ў вызначэнні запатрабаванасці архіва ў абсталяванні для захоўвання і аховы дакументаў, стварэнні баз дадзеных па дакументах архіва, вядзе кампутарную базу дадзеных аб стане дакументаў; сумесна з аддзелам інфармацыйна-пошукавых сістэм разглядае пытанні фандзіравання дакументаў архіва;
• вызначае неабходнасць і чарговасць правядзення праверкі наяўнасці і стану дакументаў, арганізоўвае і каардынуе гэту працу ў архівасховішчах, вядзе картатэку цыклічнасці праверкі наяўнасці і стану дакументаў; арганізоўвае і кантралюе працу па ўліку і пошуку нязнойдзеных дакументаў;
• арганізоўвае і каардынуе працу па вызначэнні фізічнага стану дакументаў, у тым ліку на плёначных носьбітах, страхавога фонду і фонду выкарыстання, вядзе ўлік дакументаў, якія патрабуюць дэзінфекцыі, дэзінсекцыі, рэстаўрацыі, пераплёту, аднаўлення згаслых тэкстаў, пераводу дакументаў на іншую аснову, карданіравання, нумарацыі лістоў, шыфроўкі і іншай працы, якія забяспечваюць захаванне дакументаў;
• арганізоўвае і каардынуе працу па падрыхтоўцы дакументаў да дэзінфекцыі, дэзінсекцыі, рэстаўрацыі, пераплёту, ажыццяўляе сувязь з Цэнтральнай лабараторыяй мікрафільмавання і рэстаўрацыі дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду ў гэтым накірунку;
• праводзіць карданіраванне, абяспыльванне, рэстаўрацыю трэцяй і чацвёртай катэгорый і падшыўку дакументаў, нумарацыю лістоў, шыфроўку адзінак захавання, афармленне вокладак адзінак захавання, ярлыкоў;
• арганізоўвае і ажыццяўляе працу па выяўленні, апісанні, уліку і забеспячэнні захаванасці асабліва каштоўных дакументаў, а таксама працу па стварэнні страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў і фонду карыстання;
• забяспечвае выкананне правіл выдачы спраў, мікрафільмаў страхавога фонду і фонду карыстання з архівасховішчаў, кантралюе выкананне правілаў захаванасці выдадзеных спраў, іх своечасовае вяртанне ў архівасховішча;
• удзельнічае ў распрацоўцы навукова-даследчых тэм;
• ажыццяўляе падрыхтоўку і рэцэнзаванне нарматыўных і метадычных дакументаў па пытаннях забеспячэння захаванасці дакументаў архіва, укараняе іх у практыку працы аддзела, а таксама перадавы вопыт па профільнаму напрамку;
• праводзіць эканамічны аналіз працы аддзела, аналізуе ўзровень выканання норм выпрацоўкі, рыхтуе прапановы па выніках аналізу;
• удзельнічае і рыхтуе матэрыялы для разгляду на пасяджэннях дырэкцыі, экспертна-метадычнай камісіі і іншых дарадчых органаў архіва, па пытаннях забеспячэння захаванасці дакументаў, ажыццяўляе кантроль за выкананнем прынятых рашэнняў.