Т.С. Михеенок

 

Влияние копировально-множительной техники на сохранность архивных документов.

 

Время безжалостно ко всему, что нас окружает. Подвержены старению и архивные документы. В волокнах бумаги происходят химические изменения, результатом которых являются повышение кислотности, снижение механической прочности, потеря эластичности и, как следствие, разрушение документа. Известно, что на процесс естественного старения влияет много факторов: температура, влажность, состав воздуха, световой режим хранения, история существования документа, состав бумаги и средства письма. В последнее время к перечисленным факторам прибавился еще один – воздействие на документы копировально-множительной техники.

Люди, осознавая ценность документов, всегда искали эффективные методы их сохранения и использования. Услуги ксерокопирования давно популярны в архивах как простой и быстрый способ приобретения информации. Деятельность по переводу в цифровой формат документальных источников сегодня приобретает внушительные размеры. Однако процессы ксерокопирования, сканирования, фотографирования не безвредны для документов. Во время копирования они подвергаются воздействию мощного (хотя и кратковременного) светового излучения, а также тепла, вырабатываемого оборудованием и лампами.

Свет ускоряет процесс естественного старения документов. Его воздействие проявляется в пожелтении, побурении, появлении хрупкости бумаги, а также в угасании текстов, т.е. уменьшении их насыщенности вплоть до полного исчезновения. Скорость повреждения зависит от спектральной характеристики светового потока (ультрафиолетовой, видимой, инфракрасной). Наиболее опасно действие ультрафиолетового излучения, так как оно обладает высокой фотохимической активностью. Световое облучение обладает кумулятивным свойством: одна и та же степень повреждения может быть результатом как интенсивного, но кратковременного облучения, так и менее интенсивного, но длительного.

Процесс старения ускоряется также при заметных изменениях температуры и влажности воздуха. Повышение температуры влияет на скорость большинства химических реакций. Но высокая температура обычно оказывает заметное действие при очень высокой или очень низкой влажности воздуха. Высокая влажность воздуха создает в документах уровень влагосодержания, благоприятствующий протеканию опасных химических реакций, а также способствует развитию микроскопических грибов (плесени). Низкая влажность воздуха приводит к пересыханию документов, отчего они становятся хрупкими и ломкими.

Вопрос влияния на документы копировально-множительной техники всегда волновал архивистов. Национальный исторический архив Беларуси (НИАБ) не имеет возможности проводить самостоятельно серьезные исследования по этой проблеме. Поэтому сотрудники НИАБ в течении нескольких лет занимались визуальным наблюдением за документами, подвергавшимися ксерокопированию или сканированию.  В результате отмечено, что непосредственно после копирования никакого негативного воздействия на документ не выражено, не заметно оно и через два-три года. Однако физические повреждения дел происходят сразу в процессе ксерокопирования или планшетного сканирования, так как они испытывают сильную механическую нагрузку. Наиболее часто встречаются повреждения переплета (особенно при большом объеме дела или плотной прошивке документа, когда возникают трудности при копировании текста возле переплета), отставание обложки, разрыв прошивочных нитей и выпадение листов. Таким образом, процессы сканирования или ксерокопирования подвергают документы повышенному износу и зачастую значительно ухудшают их физическое состояние.

Большой интерес для архивистов представляют исследования, которые проводились в научно-исследовательском центре консервации документов Российской государственной библиотеки (НИЦКД РГБ)1 с целью определить влияние копировально-множительной техники на сохранность библиотечных фондов.  Нельзя забывать, что многие ксероксы, планшетные сканеры, которые часто используются в архивах и библиотеках, были созданы в первую очередь для делового и коммерческого использования, а не для ценных архивных документов. Библиотекой были исследованы три вида бумаги – реставрационная (100% сульфатная целлюлоза), тряпичная (французская 1800 года) и газетная (30% сульфатной целлюлозы и 70% древесной массы.)

Выбранные образцы бумаги являются некоторым приближением к типам бумаги, которые имеются в НИАБ. Значительная часть документов нашего архива – древние актовые книги и все документы до 1868 г. – исполнены на тряпичной бумаге. В 1843 г. был изобретен способ получения древесной массы2, которая представляет собой еловую древесину, измельченную на абразивных камнях под давлением в присутствии большого количества воды. Древесная масса является самым нестойким к процессам старения материалом. Но это не было известно, когда при изготовлении бумаги с 1868 г. начали применять в качестве добавок к тряпичным волокнам древесную массу. Такой состав волокон использовали до начала ХХ века.

Во время исследования образцы бумаги подвергались многократному планшетному сканированию (20 раз) на аппарате “Epson LG 9000”, после чего проводилось изучение изменения физико-механических параметров обработанных образцов в сравнении с контрольным (неподвергнутым сканированию) трех случаях:

• непосредственно после обработки;
• в процессе естественного старения. Испытуемые образцы хранились до 5 лет при температуре 20-25°С, относительной влажности 45%, в отсутствии освещенности;
• в условиях ускоренного искусственного старения в течение 3-х, 6-ти, 12-ти суток. Ускоренное старение осуществлялось по стандарту США (в климатической камере 72 часа при 105°С, что соответствует 25 годам естественного старения).

Физико-механические параметры оценивались с использованием специального оборудования по прочности на разрыв, относительному удлинению и числу двойных перегибов. На основании полученных результатов исследований можно утверждать, что общие тенденции в изменении свойств одинаковы для всех видов бумаги, они отличаются только количественными характеристиками, которые мы рассматривать не будем. За 5 лет естественного старения прочность исследованных образцов бумаги по сравнению с контрольными возросла. Специалисты НИЦКД РГБ предполагают, что это происходит потому, что после сканирования в структуре бумаги возникают дополнительные сшивки. Однако после наложения на образцы искусственного старения  начинают преобладать процессы деструкции, причем скорость изменения механических свойств обработанных образцов отличается от необработанных, т.е. сканированные образцы начинают стариться быстрее. Таким образом, по выявленным в результате исследования тенденциям можно предположить, что сканированные образцы во времени будут подвержены ускоренному разрушению, и скорость разрушения будет расти с каждым годом.

В процессе сканирования бумага подвергается также тепловому воздействию, которое приводит к изменению ее термических свойств. Используя методы термического анализа, специалисты НИЦКД РГБ сделали вывод, что сканированные образцы сильнее поглощают влагу, чем контрольные. Для всех образцов бумаги отмечается возрастание влагосодержания для обработанных образцов, и эта тенденция проявляется еще заметнее у состаренных образцов. Возможно, это явление объясняется тем, что при обработке происходят изменения в поверхностном слое, что и приводит к увеличению скорости впитывания и увеличению теплового эффекта испарения влаги.

На обработанной бумаге всех трех видов было отмечено торможение роста и развития грибов. Таким образом, с одной стороны, сканирование привело к увеличению биологической устойчивости бумаги, но, с другой стороны, это является еще одним доказательством изменения морфологической структуры бумаги.

Из всего вышеизложенного можно сделать выводы, что сканирование способствует началу разрушения бумаги и устойчивость оцифрованных образцов воздействию естественного старения снижается.

Аналогичным образом воздействует на документы и ксерокопирование3. Исследованиями НИЦКД РГБ установлено, что уже после пятикратного копирования резко изменяется белизна бумаги, снижаются физико-механические показатели материалов. В дальнейшем при хранении у ксерокопированной бумаги происходит более значительные изменения, чем у бумаги, не подвергавшейся облучению.

Ксерокопирование влияет не только на бумагу, но и на средства записи информации. Специалисты РГБ не рекомендуют копировать документы с текстом, выполненными железо-галловыми чернилами, так как под действием ультрафиолетового излучения бумага под чернилами ускоренно разрушается. Документы НИАБ до середины 19 в. написаны железо-галловыми чернилами. Такие чернила имеют высокую кислотность и в неблагоприятных внешних условиях вызывают коррозию бумаги, что проявляется в повышенной хрупкости бумаги и выпадении отдельных штрихов, букв, строк, мест подчеркивания.

Результаты исследований НИЦКД РГБ продемонстрированы не для того, чтобы запретить копирование архивных документов. Мировой опыт подтверждает, что перевод документов в цифровой формат следует рассматривать, как стратегию обеспечения сохранности документов, посредством увеличения доступа к нему в другом формате. Многие архивные службы мира (США, Канада, Франция, Испания, Голландия, Россия, Украина, Польша) оцифровали коллекции своих документов4, в т.ч. и с использованием планшетных сканеров. Так, например, библиотека редкой книги и рукописей Йельского университета (США) оцифровала, используя планшетный сканер, коллекции документов адвоката Джеймса Босвелла, самые ранние из которых датируются XV в.

Специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела в своих методических рекомендациях «Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов»5 предлагают использовать для восстановления документов репродукционную съемку в инфракрасном и ультрафиолетовом диапазонах спектра. Конечно, такая обработка будет губительной для документальной основы, однако хранение только бумаги без возможности прочесть содержание или увидеть изображение документа также лишено смысла.

Целью данной статьи является поиск решений по копированию архивных документов, при которых оригиналам будет нанесен наименьший ущерб. Многие рекомендации, выработанные коллегами из библиотек, могут сразу использоваться архивистами.
Специалисты НИЦКД РГБ при переводе в цифровой формат документов рекомендуют предусмотреть:

• Наличие большого помещения со столами размеров в несколько раз больше самого крупного объекта, достаточных для правильного обращения с документами;
• Безопасность облучения документов при сканировании: лампы, являются ли они частью оборудования, стола или комнаты, должны содержать ультрафиолетовые фильтры или иметь минимальные количество ультрафиолетовых лучей;
• Обеспечение каждого места копирования соответствующей системой охлаждения и вентиляции для противодействия теплому воздуху, вырабатываемому оборудованием и лампами во время съемки;
• Обучение сотрудников правильному обращению с документами при копировании.

Анализ оборудования для оцифровывания и особенностей хранимых в архивах документов дает основания рекомендовать:

• оцифровывать на планшетном сканере:

- плоские бумажные документы в хорошем состоянии без красящих носителей;
- документы в хорошем физическом состоянии, раскрывающиеся на 180 градусов;

• оцифровывать, используя камеры:

- книги;
- фотографии;
- изоиздания и издания на мелованной бумаге;
- все документы, которые нельзя безопасно прижимать;
- большеформатные документы в неудовлетворительном состоянии, переворачивать которые небезопасно;
- все документы, размеры которых больше планшетного сканера.

Решение о возможности копирования документов должно приниматься для каждого из них индивидуально. Обязательно нужно вести учет количества копий, изготовленных с каждого документа. Специалисты РГБ рекомендуют предусмотреть оцифровывание документов не более 3-х раз. Ксерокопирование документов также должно быть ограничено. Допустимо копировать документы на бумаге, содержащей древесную массу, не более 2-х раз, а без древесной массы - не более 3-х раз.

1) Перминова О.И. Электронные документы и сохранность библиотечных фондов; Бурцева И. В., Мантуровская Н. В., Перминова О. И.  Устойчивость оцифрованных документов к воздействию различных факторов

2) Станкевич А.А. О физическом состоянии документов Национального исторического архива//Архивариус, вып.1, Минск, 1999, с.188-190.

3) Подгорная Н.И., Добрусина С.А., Чернина Е.С. Влияние ксерокопирования на бумагу документа // Сохранность и доступность: Тез. докл. и сообщ. науч.-практ. конф. — М., 1998. — С. 74—75.

4) Концепция цифрового копирования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. БелНИИЦЭД, 2000.

5) Восстановление угасающих текстов и изображений  архивных документов: Рекомендации/ А.Г. Харитонов.- М.,2004. Росархив, ВНИИДАД