Г.Н. Кутукова,
заведующий отделом обеспечения
сохранности документов и фондов

Обеспечение сохранности документов
в процессе использования в государственном учреждении
«Национальный исторический архив Беларуси»

 

Государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси» (далее – НИАБ) - хранилище документов по истории Беларуси за период с конца XIV до начала XX вв.

Для сохранения документов при современном их интенсивном использовании, архив проводит работу по:

• обеспечению сохранности документов на основе современных методологий и технических средств, укреплению материально-технической базы хранения документов;
• организации доступа к архивным документам, обеспечению их сохранности и безопасности в процессе использования.

НИАБ в своей деятельности руководствуется Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», Положением о Национальном архивном фонде в Республике Беларусь, Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь, Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, Уставом Национального исторического архива Беларуси, а также другими нормативными правовыми актами и методическими документами.

Правовое закрепление вопросов обеспечения сохранности документов в процессе использования является одной из важных мер в области организации защиты документов архива. Вопросы обеспечения сохранности в процессе использования отражены в организационно-распорядительных документах. Одним из основных организационных документов НИАБ по данной теме является Положение о порядке доступа к документам, содержащим сведения генеалогического и биографического характера и выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, содержащих информацию, составляющую личную или семейную тайну. По данному направлению деятельности издаются приказы директора и решения дирекции архива.

Приказом директора архива регламентируется порядок выдачи дел работникам архива и пользователям в читальный зал. В целях упорядочения работы с документами, содержащими сведения генеалогического и биографического характера, директором архива издан приказ, который закрепил ряд важных положений:

• выдача особо ценных дел осуществляется с разрешения директора архива;
• выдача ветхих и расшитых дел в читальный зал не производится, по разрешению директора в исключительных случаях пользователи могут работать с расшитыми делами в предхранилищных комнатах в присутствии работника отдела обеспечения сохранности документов и фондов;
• проверка документов, возвращаемых в архивохранилище пользователями, работающими по своей родословной, производится в их присутствии;
• ограничено копирование документов генеалогического и биографического характера ввиду их неудовлетворительного физического состояния.

В соответствии с Положением о документальных памятниках архива запрещена выдача оригиналов документальных памятников, Документальные памятники не подлежат ксерокопированию. Созданы цифровые копии на документальные памятники и уникальные документы, а также интенсивно используемые документы.

Читальный зал архива работает с 9.00 до 20.00, в субботу с 9.00 до 15.00, пятница – санитарный день (изменение летнего графика см. на сайте архива). Работу читального зала обеспечивают два работника и заведующий читальным залом.

Вход в читальный зал по пропускам.

За первое полугодие 2011 г. зарегистрировано около 5000 посещений читального зала, посещаемость доходит до 40 и более человек в день. Для дополнительного контроля за работой с документами в читальном зале установлена система видеонаблюдения. Хранение документов, выданных из архивохранилищ для пользователей, осуществляется в специальном, обособленном помещении читального зала.

В читальном зале установлены читально-копировальный аппарат «CANON-MP90», который кроме просмотра копий используется для изготовления копий документов с микрофотокопий, и компьютеры для просмотра цифровых копий документов с использованием индивидуальных паролей. В целях ограничения тиражирования архивной информации отключены возможности копирования информации на внешние носители.

На компьютерах установлены 16 электронных БД и справочников, 81 опись в текстовом редакторе MS Word и 7 оцифрованных описей.

Используя достижения научных разработок в области архивного дела, внедрение современных материалов и методов обработки документов, архив обеспечивает рациональное их хранение и использование. Коллектив НИАБ принимает все необходимые меры по сохранению документального наследия страны, организуя доступ к архивным документам, обеспечивает их сохранность и безопасность в процессе использования.