Г.Н. Кутукова,
заведующая отделом обеспечения
сохранности документов и фондов
О создании страхового фонда (СФ) и
фонда пользования (ФП) в НИАБ
В настоящее время в мире накоплены огромные массивы информации, изначально хранящейся на бумажных носителях, чрезвычайно важной для функционирования не только отдельных отраслей хозяйства, но и государства, в целом. Это, например, чертежи и планы объектов, документы, удостоверяющие право на землю и другие объекты недвижимости, метрические записи, актовые книги и прочие архивные документы. Архивные фонды во всех странах мира являются национальным, культурным и историческим наследием.
Общими чертами всех этих документов является колоссальный объем информации, большое разнообразие носителей (как правило, это бумажные носители, представленные самыми различными форматами, как на отдельных листах, так и сброшюрованные), самого различного качества, включая ветхие документы. Основной характеристикой архивных источников является их особая ценность и важность для государства и нации в целом.
Именно по этой причине во всем мире для подобных документов ставится задача их «вечного» хранения (по крайней мере, в течение ближайших 500 лет) путем создания страхового фонда и фонда пользования. При этом важнейшими критериями являются:
- простота воспроизведения документов и независимость этого процесса от используемых в настоящее время технических и программных средств;
- исключение возможности случайного или преднамеренного изменения данных;
- минимальная стоимость хранения информации.
По оценке специалистов на сегодняшний день единственным методом, обеспечивающим выполнение приведенных критериев, является микрофильмирование (микрофотокопирование), - получение фотографическим способом уменьшенных в десятки и сотни раз фотокопий документов на отрезке рулонной микрофотопленке (микрофильм) либо на листовой фотопленке (микрофиша). Этот метод, основанный на технологии классического фотографического процесса, известен человечеству не одну сотню лет и получил свое развитие как основная технология массового архивирования информации. При очень высоком качестве копии, микрофильмирование характеризуется абсолютной достоверностью (в большинстве стран мира микрофильм имеет юридическую силу документа), простотой и достаточной дешевизной технологии, практическим отсутствием возможности внесения изменений в сохраненные данные. Независимость воспроизведения информации от технической и программной базы, а также энергонезависимость (в простейшем случае для чтения микрофильма необходимо только увеличительное стекло и источник света). И, наконец, что не менее важно, стоимость хранения единицы информации на микрофильме ниже стоимости ее хранения в электронном виде, особенно, когда речь идет об очень больших массивах информации.
Свое «второе дыхание» микрофильмирование обрело в последние годы в связи с бурным развитием цифровых технологий, что позволило оперативно переводить информацию с микрофильма в цифровую форму и обратно.
Микрофильмирование документов, несмотря на развитие компьютерных технологий, остается основным способом сохранения информации, особенно при создании страхового фонда, поскольку методика оцифровывания, при всей ее очевидной привлекательности с точки зрения доступности информационных ресурсов, таит в себе немало скрытых и явных проблем в плане обеспечения долговременности хранения, доступа и сохранности цифровой информации. Существующие электронные архивы уступают микрофильму и не гарантируют сохранности более чем 5-10 лет, а, напротив, требуют простого обновления записи. Согласно многочисленным зарубежным исследованиям стоимость перезаписи, например, одной страницы формата А4 составляет 0,04 доллара США. Один кадр микрофильма стоит 0,005 доллара США, хранит информацию в сто раз дольше и за все это время не требует никаких дополнительных затрат.
Преимущества микрофильмирования перед оцифровыванием определяются следующими факторами:
- микрофильм, как аналоговый носитель информации, при необходимости может читаться без использования специального оборудования;
- наличие международных стандартов в области микрофильмирования обеспечивает доступ к микрофильмам, сделанным в любой стране мира;
- микрофильмы экономичны в изготовлении, тиражировании, распространении и хранении;
- микрофильмирование позволяет достигнуть высокой разрешающей способности при меньших затратах;
- микрофильм относится к долговременным аналоговым носителям, чья доступность поддерживается относительно недорогими ресурсами в течение длительного периода времени; качественные архивные микрофильмы могут храниться 200 и более лет при соблюдении необходимого режима хранения;
- хранение изображения на оптическом диске дороже, чем на 35-мм рулонной или других форматах микрофотопленки;
- в настоящее время на рынке нет систем или форм хранения цифровой информации, строго соответствующих требованиям архивного хранения.
Одним из направлений деятельности по обеспечению сохранности документов, позволяющим исключить оригиналы из сферы обращения, является создание страхового фонда и фонда пользования на особо ценные и наиболее используемые документы путем их микрофильмирования. В настоящее время этот процесс получил широкое распространение во всех развитых странах; оборудование модернизируется и создается новое, триацетатные пленки заменяются лавсановыми, позволяющими хранить информацию до 500 лет. Стремительно совершенствующаяся технология оцифровывания документов обладает чрезвычайно большими возможностями, но не заменяет, а дополняет микрофильмирование. В связи с этим развитие получили два направления: микрофильмирование с одновременным оцифровыванием и оцифровывание уже имеющихся микрофильмов.
Работа по созданию страхового фонда и фонда пользования в НИАБ начиналась еще в 1956 году. В основном микрофильмировались уникальные и особо ценные документы - материалы личного фонда князей Радзивиллов, актовых книг гродских и земских судов, магистратов и ратуш, действовавших на белорусских землях до воссоединения их с Россией, а также наиболее интенсивно используемые фонды 1 и 2 категорий. За все эти годы в НИАБ:
- микрофильмировано 57728 дел (5,7%).
- создан страховой фонд на ОЦД на рулонной пленке в количестве 57392 дела.
- создан фонд пользования на рулонной пленке в количестве 51961 дело.
- создан фонд пользования на электронных носителях в количестве 1613 дел.
В соответствии с плановым заданием, НИАБ с 2008 года осуществляет оцифровывание генеалогических материалов ф. 136, оп. 13 «Минская православная духовная консистория» и ф. 333, оп. 9 «Минская казенная палата» с микрофильмов.
Однако объемы работ по микрофильмированию в последние годы постепенно сокращаются в связи с их нерегулярным финансированием. Если раньше НИАБ создавал СФ 200000 кадров (100000листов) в год, то в последнее время всего лишь 100000 кадров (50000листов). А в 2014 году и того меньше всего 54000 кадров (около 30000 листов). В НИАБ фонд пользования с 1993-2006 год не создавался, из-за отсутствия финансирования.
Подготовкой документов к страховому копированию занимаются сотрудники отдела обеспечения сохранности документов и фондов. При подготовке документальных материалов к микрофотокопированию сотрудники отдела проверяют правильность оформления обложки и точность шифра; составляют титульные листы, проводят проверку и нумерацию листов, а также систематизацию листов в делах и нумерацию оборотных сторон листа, что облегчит последующее использование микрофотокопий.
Составляется новый лист-заверитель, в котором отражаются все особенности документа.
Документы передаются на съемку, в соответствии с требованиями действующих правил, полностью описанными и отсистематизированными. Передача документальных материалов для страхового копирования оформляется заказом, где оговариваются все особенности и порядок микрофильмирования, переплет обложки и реставрация документов. Заказ составляется в 3-х экземплярах: 2 в лабораторию, 1- в архив. Заказ подписывают исполнитель и директор архива
Для учета выполнения заказов на микрофотокопирование в отделе обеспечения сохранности документов и фондов ведется книга регистрации заказов. В книге указывается номер по порядку, дата сдачи заказа в лабораторию, номер заказа, а также фонд, опись, единица хранения и дата получения заказа.
Созданный страховой фонд на документальные материалы архива передается лабораторией в БГАКФФД (спецхранилище), а фонд пользования и оригиналы документов поступают в архив.
В последние годы наблюдается постоянно высокий интерес к архивным документам. Ежегодно НИАБ выполняет 100-120 тематических и генеалогических запросов. Постоянно растет количество посетителей и исследователей в читальном зале. Перед архивом остро стоит проблема обеспечения сохранности документов в процессе интенсивного использования. Создание страхового фонда и фонда пользования к документам архива – единственная возможность обеспечить сохранность документов без ограничения доступа к ним.
Введение в оборот фонда пользования в цифровом виде обеспечит сохранность оригиналов, даст возможность предоставить для использования документы в плохом физическом состоянии, повысить качество информационного обслуживания граждан.
Сохранить и сделать возможным широкое использование документов НИАБ – бесспорную общенациональную ценность нашей страны – главная задача архивистов XXI века.
Литература:
- «Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Республики Беларусь». Минск, БелНИИДАД, 2010.
- «Методические рекомендации о порядке выявления, учета и хранения уникальных документов». Минск, БелНИИДАД, 2014
- Инструкция о порядке отнесения документов Национального архивного фонда Республики Беларусь к категориям особо ценных или уникальных документов» (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 июня 2012 г. №156).
- Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. Минск, 2006, с дополнениями, внесенными постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. №40 и от 24 мая 2012 г. №142.
- «Методические указания о порядке определения стоимости документов НАФ РБ». Минск, Госкомархив РБ, 2001.
- «Инструкция по микрофильмированию документальных материалов ЦГАКХ СССР». М.1967.
- «Методические указания по подготовке материалов к микрофильмированию фонда Радзивиллов». Минск, 1961.
- «Методические указания о порядке отбора, подготовки и передачи документальных материалов на микрофильмирование». Минск, 1967.
- «Отечественные архивы».2002.№5.
