Отдел использования документов и информации образован 17 августа 1979 года.
Согласно Положению об отделе, его основными задачами являются:
- определение основных направлений и анализ работы архива по использованию документов, подготовка предложений по их совершенствованию;
- организация и осуществление работы по использованию документов на благо общества, обеспечению прав и законных интересов граждан;
- изучение лучшего отечественного и зарубежного опыта в области использования документов, внедрение его в практику работы отдела, архива;
- нормативное и методическое обеспечение работы по использованию документов.
Отдел в соответствии с возложенными задачами:
- готовит предложения по проектам программ, перспективным и текущим планам работы архива по конкретным направлениям отдела, обеспечивает их реализацию, готовит отчеты об их выполнении, участвует в разработке и обсуждении теоретических и методических вопросов научного использования архивных документов;
- готовит предложения по основным направлениям и темам научно-методической работы архива в области использования и издания документов: готовит тематические издания, принимает участие в разработке тем исследований и методических пособий по отдельным направлениям деятельности отдела, реализует их результаты в практике работы отдела, архива;
- информирует организации, заинтересованные в ретроинформации об архивных документах по актуальным темам, через средства массовой информации. Выявляет документы по запросам органов государственной власти, Департамента архивов и делопроизводства Министерства юстиции Республики Беларусь и др.;
- организует работу читального зала архива, обеспечивает обслуживание исследователей в читальном зале в установленном порядке. Организует выставки документов, проводит экскурсии по архиву, лекции, встречи с общественностью;
- изучает потенциальные потребности общества в ретроспективной информации, осуществляет рекламу выполняемых работ и услуг по архивным документам в целях расширения подрядных работ и платных услуг;
- выполняет тематические и генеалогические запросы государственных, общественных учреждений, предприятий и учреждений негосударственной собственности, граждан Республики Беларусь, иностранных организаций и граждан на договорной основе и в соответствии с прейскурантом в установленном порядке выдает их справки, копии и выписки из документов;
- выполняет биографические запросы, поступающие от жителей республики и иностранных граждан. осуществляет прием граждан;
- в установленном порядке выполняет договорные работы, оказывает платные услуги по использованию документов. Готовит проекты сайтов для использования архивных документов, в том числе использования архивной информации в коммерческих целях, ведет их учет;
- готовит к изданию самостоятельно или совместно с другими архивными и научными учреждениями справочники по составу и содержанию архивных документов, документальные издания по профилю архива в соответствии с задачами культурно-просветительской работы, потребностями развития белорусского языка. наука и культура, статьи, очерки, сборники и т.п. материалы для периодической печати;
- организует работу научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива;
- обеспечивает сохранность документов в процессе их использования, участвует в создании исследовательских баз документов на основе информации и организует доступ к ним;
- ведет учет документов по использованию и анализирует эффективность использования архивных документов, готовит предложения по ее совершенствованию;
- проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень соблюдения стандартов производства в отделе, по результатам анализа готовит предложения;
- разрабатывает конкретные нормы труда на основе типовых норм времени и выработки по основным видам работ;
- изучает и использует отечественный и зарубежный опыт работы в области научного использования архивных документов и реализует меры по внедрению научных разработок в практику;
- организует подготовку и проведение совещаний, семинаров по профильным направлениям кафедры, участвует в работе научных и научно-практических конференций, совещаний, семинаров;
- участвует в работе Ученого совета, дирекции, экспертно-методической комиссии, выносит на рассмотрение вопросы развития архивного дела по конкретным направлениям кафедры, подготавливает материалы для обсуждения, контролирует выполнение принятых решений.
Заведующий отделом: