Отдел обеспечения сохранности документов и фондов был создан 5 июля 1938 года.
Согласно Положению об отделе, его задачами являются:
- организация хранения и обеспечение сохранности документов в архивных хранилищах;
- централизованный учет состояния сохранности архивных документов и организация их профилактической и реставрационно-консервационной обработки;
- выявление и сохранение особо ценных документов, организация работы по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и пользовательского фонда;
- прием на хранение документов архивного профиля;
- выдача дел из архивных хранилищ в читальный зал научным работникам, в архивные отделы и во временное пользование учреждения;
- определение основных направлений и анализ работы архива по обеспечению сохранности, подготовка предложений по их совершенствованию;
- изучение лучшего отечественного и зарубежного опыта в области консервации документов, внедрение его в практику работы отдела, архива.
Отдел в соответствии с возложенными задачами:
- готовит предложения по проектам программ, перспективным и текущим планам работы архива по конкретным направлениям отдела, обеспечивает их выполнение, готовит отчеты об их выполнении;
- анализирует состояние консервационной работы, готовит предложения по ее совершенствованию, готовит предложения по основным направлениям научно-методической работы архива в области сохранности документов;
- обеспечивает сохранность и рациональное расположение документов;
- организует создание и поддержание оптимальных условий и режимов хранения документов, соблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности в помещениях архивохранилищ и рабочих помещениях отдела; обеспечивает совместно со службой главного инженера надлежащее состояние и эксплуатацию помещений и оборудования в отделе и архиве;
- участвует в определении потребности архива в оборудовании для хранения и защиты документов, создании баз данных по архивным документам, ведет компьютерную базу данных о состоянии документов; совместно с отделом информационно-поисковых систем рассматривает вопросы финансирования архивных документов;
- определяет необходимость и последовательность проверки наличия и состояния документов, организует и координирует эту работу в архивных хранилищах, ведет файл цикла проверки наличия и состояния документов; организует и контролирует работу по учету и поиску недостающих документов;
- организует и координирует работу по определению физического состояния документов, в том числе на пленочных носителях, страхового фонда и фонда использования, ведет учет документов, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплета, восстановления выцветших текстов, перевода документов на другую основу, чесания , нумерация букв, шифрование и другие работы, обеспечивающие сохранность документов;
- организует и координирует работу по подготовке документов к дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплету, взаимодействует в этом направлении с Центральной лабораторией микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда;
- осуществляют чесание, обеспыливание, восстановление третьей и четвертой категорий и переплет документов, нумерацию букв, шифрование единиц хранения, оформление крышек единиц хранения, этикеток;
- организует и проводит работу по выявлению, описанию, учету и обеспечению сохранности особо ценных документов, а также работу по созданию страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов и пользовательского фонда;
- обеспечивает соблюдение правил выдачи дел, микрофильмов страхового фонда и пользовательского фонда из архивных хранилищ, контролирует соблюдение правил сохранности выданных дел, своевременный возврат их в архивное хранилище;
- участвует в разработке тем исследований;
- осуществляет подготовку и рассмотрение нормативных и методических документов по вопросам обеспечения сохранности архивных документов, внедряет их в практику работы отдела, а также передовой опыт работы по профильной области;
- проводит экономический анализ работы отдела, анализирует уровень соблюдения стандартов производства, по результатам анализа готовит предложения;
- участвует и подготавливает материалы для рассмотрения на заседаниях дирекции, экспертно-методической комиссии и других совещательных органов архива по вопросам обеспечения сохранности документов, контролирует выполнение принятых решений.
Заведующая отделом: Кутукова Галина Николаевна.