Отдел информационно-поисковых систем была создана 15 апреля 1965 года.
Согласно Положению об отделе, его основными задачами являются:
- определение основных направлений развития научно-справочного аппарата (НДА) архивных документов, организация и выполнение работ по его созданию и развитию, внедрение и использование автоматизированных информационно-поисковых систем;
- документы государственного учета и финансирования;
- изучение и внедрение в работу отдела передового отечественного и зарубежного опыта в области создания и использования информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированного, государственного учета документов;
- нормативное и методическое обеспечение работы по созданию и совершенствованию ННО по архивным документам, определение основных направлений и анализ архивной работы по использованию документов, подготовка предложений по их совершенствованию.
Отдел в соответствии с возложенными задачами:
- готовит предложения по проектам программ, перспективным и текущим планам работы архива по конкретным для отдела направлениям, в том числе планы по подготовке к изданию архивных справочников, обеспечивает их выполнение, составляет отчеты об их выполнении;
- ведет работу по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата и автоматизированных баз данных архивных документов, в том числе содержащих кадровую информацию, обеспечивает ее внедрение и использование;
- по установленным формам осуществляет государственный учет документов и вносит изменения в состав и объем архивных фондов. Подготавливает информацию о составе и объеме архивных фондов для Государственного фондового каталога Национального архивного фонда Республики Беларусь.
- совместно с отделом по обеспечению сохранности документов и фондов рассматривает вопросы финансирования архивных документов;
- ведет работу по анализу и учету состояния научно-справочного аппарата архивных документов, ведет дело учета состояния ННО;
- проводить работы по описанию архивных документов, совершенствованию и обработке описей, категоризации фондов;
- определяет создание и развитие рациональной системы каталогов и их взаимосвязь в соответствии с уровнем архива, осуществляет тематическую разработку и каталогизацию архивных документов, ведет систематические и другие каталоги, совершенствует их состав, координирует деятельность архивных отделов по каталогизация документов в процессе выполнения других видов работ;
- создает базы данных архивных документов с использованием электронно-вычислительной техники, изучает вопросы рационального взаимодействия традиционной системы НКО с создаваемыми автоматизированными базами данных с учетом актуальности темы;
- осуществляет совместно с архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями или самостоятельно разработку и подготовку к изданию архивных справочников (путеводителей, указателей, обзоров, описей, каталогов и т.п.), в том числе с использованием электронно-вычислительной техники;
- в установленном порядке выполняет подрядные работы, оказывает платные услуги по специализированным направлениям;
- ведет учет и анализирует эффективность использования информационных и поисковых систем, готовит предложения по их совершенствованию;
- разрабатывает предложения по основным направлениям и темам научно-методической работы архива в области создания информационно-поисковых систем, готовит методические рекомендации, координационные планы и другие документы для их развития;
- принимает участие в разработке научных и исследовательских тем и готовит методические пособия по конкретным направлениям для кафедры, внедряет их результаты в практику работы кафедры;
- проводит экономический анализ работы отдела, готовит предложения по результатам анализа;
- изучает отечественный и зарубежный опыт в области создания и использования информационно-поисковых систем, внедряет его в практику работы отдела, архива;
- участвует в работе Ученого совета, дирекции и экспертно-методической комиссии архива, выносит на их рассмотрение вопросы развития архивного дела по конкретным для отдела направлениям, подготавливает материалы для обсуждения, контролирует выполнение принятых решений .
Заведующий отделом: