Аддзел уліку і навукова-даведачнага апарату (з 1979 года — аддзел інфармацыйна-пошукавых сістэм) у якасці асобнай адзінкі быў створаны ў 1965 годзе, калі перад архівам стала пытанне аб стварэнні паўнавартаснага навукова-даведачнага апарату, які б забяспечваў грамадства дакладнай, аб’ектыўнай, рэтраспектыўнай інфармацыяй.

Асноўныя накірункі дзейнасці аддзела інфармацыйна-пошукавых сістэм — арганізацыя і правядзенне работ па стварэнні, развіцці і ўдасканаленні сістэмы навукова-даведачнага апарату да дакументаў архіва, выкарыстанне аўтаматызаваных інфармацыйна-пошукавых сістэм, нарматыўна-метадычнае забеспячэнн

е гэтага накірунку, дзяржаўны ўлік і вызначэнне фондавай прыналежнасці дакументаў. Адным з абавязковых элементаў сістэмы навукова-даведачнага апарату з’яўляюцца вопісы — базавы ўліковы і інфармацыйны архіўны даведнік.

За час існавання аддзела ўдасканалены і перапрацаваны вопісы фондаў «Радзівілы, князі», «Мінскае губернскае праўленне», «Мінская казённая палата», судоў вышэйшай інстанцыі: палат крымінальнага і грамадзянскага судоў, галоўнага суда крымінальнага і грамадзянскага дэпартаментаў, аб’яднанай палаты крымінальнага і грамадзянскага суда Мінскай губерні, праваслаўных і ўніяцкіх духоўных кансісторый, цэркваў Віцебскай, Мінскай, Магілёўскай губерняў і іншыя. Перапрацоўваюцца вопісы фондаў устаноў рымска-каталіцкай канфесіі — касцёлаў, дэканатаў, а таксама фонду Віцебскага губернскага праўлення.

Пры ўдасканаленні фондаў былі выяўлены многія ўнікальныя дакументы, у тым ліку і самы старажытны дакумент Нацыянальнага гістарычнага архіва Беларусі — пергаментная грамата на старабеларускай мове, датаваная 20 чэрвеня 1391 г.

Да стварэння ў 1990 годзе аддзела старажытных актаў супрацоўнікі аддзела інфармацыйна-пошукавых сістэм займаліся ўдасканаленнем і перапрацоўкай фондаў старажытных актаў, выяўленнем і апісаннем сфрагістычных помнікаў (пячатак). Карткі, складзеныя ў аддзеле, сталі падмуркам для стварэння сфрагістычнай картатэкі (1 315 картак), якая размешчана ў каталозе архіва.

З удзелам супрацоўнікаў аддзела падрыхтаваны даведнікі «Центральный государственный исторический архив БССР в г. Минске», «Фонды Национального исторического архива Беларуси », вядзецца падрыхтоўка да выдання новага даведніка па фондах архіва. Па ініцыятыве аддзела і пры ўдзеле яго супрацоўнікаў распачата і выканана праца па складанні даведнікаў па гісторыі дзяржаўных, рэлігійных і грамадскіх арганізацый Віцебскай, Мінскай і Магілёўскай губерняў.

Супрацоўнікі аддзела рыхтуюць артыкулы ў навуковыя зборнікі, даклады на навуковыя канферэнцыі, выконваюць генеалагічныя запыты.

Аддзел займаецца стварэннем і ўдасканаленнем каталогаў — міжфондавых архіўных даведнікаў, якія забяспечваюць пошук інфармацыі па дакументах усяго архіва незалежна ад іх фондавай прыналежнасці. Ажыццяўляецца тэматычная распрацоўка фондаў, складаюцца тэматычныя карткі на найбольш цікавыя дакументы і справы, каталог папаўняецца новымі звесткамі.

Складанне тэматычных картак на папяровай аснове завершана. З уводам у дзеянне ў 2010 годзе праграмнага модуля «Навукова-даведачны апарат» тыпавой аўтаматызаванай інфармацыйнай сістэмы дзяржаўнага архіва забяспечана аўтаматызацыя працэсу стварэння, вядзення і функцыянавання сістэмы катало-гаў да дакументаў архіва. Традыцыйныя каталогі (сі- 27 стэматычны і асабовы — больш за 288 000 картак) на папяровай аснове будуць выкарыстоўвацца толькі для пошуку інфармацыі. За 2011–2012 гады ў адпаведныя электронныя каталогі ўведзена 750 тэматычных картак. Гэта праца будзе выконвацца і далей. Даследчыкі могуць карыстацца каталогамі ў электронным фармаце, працуючы ў чытальнай зале архіва.

Вядзецца перавод навукова-даведачнага апарату архіва ў электронны выгляд. Ужо цяпер можна карыстацца сканіраванымі вопісамі, а гэта больш за 30 працэнтаў ад усёй колькасці вопісаў архіва. У аддзеле ствараюцца аўтаматызаваныя падакументныя, пафондавыя, міжфондавыя паказальнікі, якія выкарыстоўваюцца супрацоўнікамі архіва пры выкананні запытаў, падрыхтоўцы выставаў, напісанні артыкулаў, а таксама даследчыкамі ў іх навуковай працы.

Перад аддзелам стаяць задачы па далейшым удасканаленні вопісаў, тэматычнай распрацоўцы спраў, стварэнні электронных паказальнікаў да дакументаў найбольш запатрабаваных фондаў архіва.

Г. Я. Акуловіч,
загадчык аддзела інфармацыйна-пошукавых сістэм

Архівіст аддзела інфармацыйна-пошукавых сістэм НГАБ М.І.Сцяпанава. 2013 г.


Супрацоўнікі аддзела інфармацыйна-пошукавых сістэм НГАБ. 2013 г.

---

Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў
Аддзел навуковага выкарыстання дакументаў і інфармацыі
Бібліятэка
Чытальная зала
Аддзел публікацыі дакументаў
Аддзел інфармацыйна-пошукавых сістэм
Аддзел старажытных актаў
Аддзел аўтаматызаваных архіўных тэхналогій
Бухгалтэрыя, інжынерна-тэхнічнае і дакументацыйнае забеспячэнне архіва

---

Фотахроніка архіва

---

Кніга водгукаў і прапаноў чытальнай залы
Цэнтральнага дзяржаўнага гістарычнага архіва БССР у Мінску.
1948–1974 гг.

---

Пры падрыхтоўцы выставы былі выкарыстаны матэрыялы Беларускага дзяржаўнага архіва кінафотафонадакументаў.