Забеспячэнне захаванасці дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь — асноўная задача архівістаў. Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў з’яўляецца важнейшай структурнай адзінкай у кожным архіве, у тым ліку і ў Нацыянальным гістарычным архіве Беларусі.

Гісторыя аддзела пачынаецца 5 ліпеня 1938 г., з першых дзён утварэння гістарычнага архіва. Спачатку яго функцыі размяркоўваліся паміж аддзеламі агульных фондаў і сакрэтных фондаў. У 1965 годзе была зацверджана новая структура архіва, у сувязі з чым гэтыя аддзелы аб’ядналі і пераўтварылі ў аддзел фондаў.

Асноўнымі напрамкамі работы аддзела з’яўляюцца: арганізацыя захоўвання і забеспячэнне захаванасці дакументаў у архівасховішчах, цэнтралізаваны ўлік стану захоўвання дакументаў архіва і арганізацыя іх прафілактычнай і рэстаўрацыйна-кансерватыўнай апрацоўкі, выяўленне і захаванне ўнікальных і асабліва каштоўных дакументаў, арганізацыя работы па стварэнні страхавога фонду і фонду карыстання ўнікальных і асабліва каштоўных спраў, выдача спраў з архівасховішчаў у чытальную залу карыстальнікам і работнікам архіва, прыём на захаванне профільных для архіва дакументаў.

Штогод з архівасховішчаў выдаюцца дзясяткі тысяч спраў і кадраў мікрафільмаў. Супрацоўнікамі аддзела праводзяцца праверкі наяўнасці і стану дакументаў у архівасховішчах. У рамках рэалізацыі дзяржаўнай праграмы «Архівы Беларусі» на 2011–2015 гады праведзена вялікая праца па картанаванні спраў. У выніку гэтай працы закартанавана і перакартанавана амаль 20 тысяч адзінак захавання (98 працэнтаў ад агульнай колькасці). На сённяшні дзень толькі 2 працэнты спраў застаюцца незакартанаванымі. Пастаянна вядзецца работа па забеспячэнні аптымальных умоў захавання дакументаў. У рамках рэалізацыі названай праграмы набыты ачышчальнікі паветра для архівасховішчаў і мыйныя пыласосы.

У цяперашні час ажыццяўляецца падрыхтоўка дакументаў на мікрафільміраванне для стварэння страхавога фонду і фонду карыстання асабліва каштоўных дакументаў, а таксама падрыхтоўка дакументаў на сканіраванне для стварэння фонду карыстання ў лічбавым фармаце з мэтай забеспячэння захаванасці арыгіналаў дакументаў.

У планавым парадку аддзелам рыхтуюцца дакументы да дэзінфекцыі, рэстаўрацыі першай і другой катэгорый складанасці, пераплёту дакументаў у Цэнтральнай лабараторыі мікрафотакапіравання і рэстаўрацыі дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь.

З 2010 года з набыццём рэстаўрацыйнага абсталявання і неабходных матэрыялаў у аддзеле з’явіўся новы накірунак у рабоце — рэстаўрацыя дакументаў чацвёртай катэгорыі складанасці. З 2013 года аддзел прыступіў да рэстаўрацыі дакументаў трэцяй катэгорыі складанасці. У структуры аддзела ў перспектыве плануецца стварэнне сектара па рэстаўрацыі дакументаў. Гэта дазволіць штогод праводзіць рэстаўрацыю большай колькасці спраў.

Велізарная праца праведзена работнікамі аддзела пры пераездзе архіва ў новы будынак па сучасным адрасе вул. Крапоткіна, 55, а вынікі праверкі наяўнасці і стану спраў пасля пераезду — лепшае пацвярджэнне яе якасці.

За кароткі час супрацоўнікамі аддзела быў распрацаваны і падрыхтаваны шэраг інструкцый: па стварэнні і ўдасканаленні навукова-даведачнага апарату, праверцы наяўнасці і стану спраў, адбору і ўліку асабліва каштоўных спраў, выяўленні, уліку і падрыхтоўцы да рэстаўрацыі пашкоджаных спраў, а таксама Метадычныя ўказанні аб парадку адбору, падрыхтоўцы і перадачы дакументальных матэрыялаў на мікрафотакапіраванне.

Аддзелам падрыхтавана значная колькасць метадычных рэкамендацый, памятак, пералікаў, сярод якіх можна вылучыць: Памятку аб праверцы наяўнасці спраў, выдадзеных з архівасховішчаў у папярэднім годзе; Пералiк картаграфічных дакументаў па фондах Мінскай губерні; Пералiк картаграфічных дакументаў па фондах Віцебскай і Магілёўскай губерняў; Анатаваныя пералікі дакументальных помнікаў і ўнікальных спраў; Памятка па нумарацыі лістоў спраў пры падрыхтоўцы іх да выдачы з архівасховішчаў для выкарыстання, правядзення работ па паляпшэнні фізічнага стану, вырабу копій страхавога фонду і фонду карыстання ў Нацыянальным гістарычным архіве Беларусі. Супрацоўнікі аддзела прымалі ўдзел у падрыхтоўцы Метадычных рэкамендацый па працы з асабліва каштоўнымі дакументамі ў дзяржаўных архівах Рэспублікі Беларусь. У цяперашні час у архіве рыхтуецца да выдання зборнік дакументаў «Картаграфічныя матэрыялы ў фондах НГАБ», складальнікамі якога з’яўляюцца і супрацоўнікі аддзела.

Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў і ў далейшым будзе прымаць усе магчымыя меры па захаванні дакументальнай спадчыны нашай краіны.

Г. М. Кутукова,
загадчык аддзела забеспячэння захаванасці дакументаў фондаў

Супрацоўнік аддзела забеспячэння захаванасці
дакументаў і фондаў Н.В.Ваўчок. 2013 г.


Супрацоўнікі аддзела забеспячэння захаванасці
дакументаў і фондаў Т.В.Шавялёва і Н.А.Грыбок. 2013 г.

---

Аддзел забеспячэння захаванасці дакументаў і фондаў
Аддзел навуковага выкарыстання дакументаў і інфармацыі
Бібліятэка
Чытальная зала
Аддзел публікацыі дакументаў
Аддзел інфармацыйна-пошукавых сістэм
Аддзел старажытных актаў
Аддзел аўтаматызаваных архіўных тэхналогій
Бухгалтэрыя, інжынерна-тэхнічнае і дакументацыйнае забеспячэнне архіва

---

Фотахроніка архіва

---

Кніга водгукаў і прапаноў чытальнай залы
Цэнтральнага дзяржаўнага гістарычнага архіва БССР у Мінску.
1948–1974 гг.

---

Пры падрыхтоўцы выставы былі выкарыстаны матэрыялы Беларускага дзяржаўнага архіва кінафотафонадакументаў.