Пачатак гісторыі архіўнай справы і архіваў Беларусі прынята лічыць з часоў падаравання ў 1551 г. вялікім князем Жыгімонтам II Аўгустам князю Мікалаю Радзівілу Чорнаму прывілея на захаванне дакументаў ВКЛ у радавым замку, і наданні нясвіжскаму архіву дзяржаўнага статуса. Нягледзячы на даказаны факт яго падробкі, патрэбна адзначыць важнае значэнне дакументальнага збора Радзівілаў для гісторыкаў і выдатную арганізацыю архіўнай працы ў Нясвіжы, дзе ў канцы XVIІ ст. была сканцэнтравана большая частка дакументаў ганёндзскіх і біржанскіх Радзівілаў.

Дзякуючы дакументам фонду № 694 (“Радзівілы, князі) НГАБ магчыма не толькі вывучэнне гістарычных падзей і фактаў, а таксама арганізацыі працы ў прыватных сховішчах Радзівілаў. Такое даследаванне дазваляе правесці паралелі і параўнаць стан архіўнай справы ў нясвіжскім зборы з тым, што адбываецца ў архіўнай галіне на сённяшні дзень.

Так, для аналізу быў выбраны квітацыйны ліст (квітацыя, распіска) ад 4 чэрвеня 1636 г. Альбрыхта Уладзіслава Радзівіла (16.06.1589-20.07.1636) служку пану Яну Гараіму. Папера выдадзена апошняму пасля адпраўкі ім розных спраў, кніг і фасцыкулаў княжацкаму пакаёваму пісару пану Пятру Жалехоўскаму для далейшага захавання іх у Нясвіжы. У сукупнасці гэтыя справы з’яўляліся гаспадарчай дакументацыяй па ўладаннях Смаргонь і Чарнаўчыцы (разам з прыналежнымі да іх вёскамі і мястэчкамі) і пераходзілі пад асабістым кантролем князя ў распараджэнне радзівілаўскага пісара паводле складзенага рэестра. У лісце падрабязна фіксуецца колькасць перададзеных спраў і кніг, рэестры на іх, удакладняюцца пэўныя скрыні і шкатулы, прадназначаныя для іх размяшчэння, асобна агаворваецца захаванне арыгіналаў дакументаў і інш. Такім чынам, у выяўленай крыніцы утрымліваюцца звесткі аб архіўнай працы, якая вялася ў 30-я гг. XVII ст. у Нясвіжскім замку і можа быць параўнаная з правядзеннем аналагічных працэдур у архівах цяпер. У квітацыі асвятляюцца пытанні аб прыёме і перадачы дакументаў з аднаго архіва ў другі, камплектаванні архіва новымі крыніцамі, правядзенні праверкі наяўнасці і захавання папер, а таксама пошук невыяўленых спраў.

Нягледзячы на тое, што квітацыя хутчэй з’яўлялася своеасаблівым гарантам адсутнасці прэтэнзій ад князя да пана Гараіма і добрага выканання ўскладзеных на яго абавязкаў, аднак яна ўтрымлівае (як і сучасны акт перадачы дакументаў) неабходныя ўліковыя звесткі аб колькасці спраў, іх наяўнасці ў скрынях і шкатулах, а таксама складзена ў двух экземплярах (паводле тагачаснага заканадаўства, адзін заставаўся ў князя, а другі - ў пана Гараіма). У такім выпадку гэты квітацыйны ліст нейкім чынам выконваў і ролю своеасаблівага акта перадачы спраў з аднаго сховішча ў другое. Прычынай гэтаму мог паслужыць, дарэчы, старажытны звычай, па якому ўсе дакументы на набытую маёмасць з архіва былога ўладальніка пераходзілі да новага гаспадара. Так, паводле квітацыі, у нясвіжскае сховішча былі дастаўлены служкам Альбрыхта Уладзіслава Радзівіла панам Вятшаным паперы, якія датычыліся Смаргоні (“нядаўна далучанай” – так у дакуменце).

Усе кнігі, справы і фасцыкулы радзівілаўскага архіва перыядычна правяраліся, а рэестры (вопісы) на іх абнаўляліся (згадваецца складзены “новы рэестр” на Чарнаўчыцы) і завяраліся подпісам с пячаткай самога ўладальніка архіва.Такое вядзенне справаводства дазваляла здзяйсняць улік спраў, палягчала іх пошук у выпадку запатрабавання, забяспечвала парадак і кантроль па захаванню крыніц у архіве. А вось што да пытання аб невыяўленых справах (два страчаныя дакументы на Смаргонь), то Радзівілы настойліва патрабавалі раследвання прычын іх адсутнасці. Пану Гараіму было загадана хутчэй вярнуць згубленыя дакументы і асабіста зрабіць справаздачу перад князем і яго жонкай. Перададзеныя кнігі і фасцыкулы захоўваліся ў акаваных шкатулах і скрынях з шуфлядамі на замках з дубу і арэха, што сведчыць аб клопаце князёў не толькі аб эстэтычным выглядзе сховішчаў. Драўніна гэтых парод дастаткова трывалая і стойкая ад загнівання. Адначасова гэта і ахова паперы ад разрушальнага ўдзеяння прыроднага і штучнага святла, што прадугледжваецца і ў сучасных правілах захавання крыніц НАФ.

Такім чынам, сістэма архіўнага справаводства ў радзівілаўскіх уладаннях XVI-XVIІ стст. была амаль дасканалай. У яе аснову быў пакладзены прынцып сістэматызацыі матэрыялаў па галоўных разнавіднасцях дакументаў (з вылучэннем найбольш старажытных і каштоўных актаў). У калекцыях гаспадарча-адміністрацыйнай дакументацыі практыкаваўся адбор і захаванне матэрыялаў па асобных уладаннях і латыфундыях. Варта адзначыць сур’ёзны падыход нясвіжскіх архіварыусаў да арганізацыі працэсу захавання, уліку дакументаў, забеспячэння іх выкарыстання. Указаныя прынцыпы арганізацыі архіўнай працы ў нясвіжскіх сховішчах у XVII ст. - падмурак для далейшага ўдасканалення гэтых працэсаў у пазнейшы перыяд і на сучасным этапе, што выдатна прасочваецца пры параўнанні дзейнасці архіварыусаў XVII ст. у выяўленым квітацыйным запісе з дасягненнямі ў архіўнай галіне цяпер.